Documentele reprezintă baza activității oricărei organizații. Întreținerea corectă a acestora permite nu numai raportarea în timp util a activităților lor către autoritățile de reglementare, ci și gestionarea situației instituției sau a întreprinderii și analiza greșelilor anterioare. Pentru a îmbunătăți managementul, este necesar nu numai să se compileze, ci și să se stocheze documentele scrise anterior. Despre rolul cutiilor de arhivare, regulile și procedura de stocare - în cele ce urmează.
Ce este o cutie pentru arhivare
O cutie arhivare este un produs utilizat pentru a stoca documente. Ambalajul specializat pentru arhivă este utilizat pentru sistematizarea și transportul hârtiilor, al articolelor de papetărie și al altor accesorii necesare atunci când se lucrează cu documente. Ca bază pentru producerea acestor cutii de arhivare se folosește cartonul ondulat. Pentru a facilita transportul cutiei, pe părțile laterale ale ambalajului se fac găuri.
De ce este necesară arhivarea documentelor
Atunci când această întrebare este adresată specialiștilor din domeniul arhivării sau specialiștilor responsabili de fluxul de documente din întreprinderi, aceștia se pierd mai întâi pentru câteva secunde și apoi încep să dea câteva motive. În general, toate aceste motive sunt corecte:
- arhivarea documentelor în cutii de carton este necesară pentru a menține lucrurile în ordine;
- multe documente trebuie să fie arhivate pentru că statul o cere;
- trebuie să păstrăm documentele astfel încât să le putem găsi dacă vom avea nevoie de ele peste câțiva ani;
- dacă nu ne ocupăm de arhivarea documentelor, vom fi sancționați de către autoritățile statului.
-
Așadar, primul motiv este că toate datele de valoare trebuie păstrate.
Nu este vorba doar despre documente de mare valoare istorică și culturală - în practică, există doar câteva dintre ele. Problema, în primul rând, se referă la însăși structura de guvernare a societății: orice date necesare pentru buna funcționare a aparatului de stat trebuie să fie protejate și accesibile.
-
În al doilea rând, fiecare companie trebuie să dea informații privind activitatea sa.
Scopul arhivării datelor are multe în comun cu cel al contabilității: de fapt, autoritățile fiscale au nevoie doar de rapoartele finale, dar dacă există un audit, acestea vor avea nevoie de toate documentele primare.
-
Nu în ultimul rând, arhivarea îți ușurează viața
Astfel, prin depunerea documentelor la arhivă, ai grijă ca societatea ta să-și ocupe locul cuvenit în instituția financiară și de stat.
Reguli pentru depozitarea documentelor
Pentru o bună depozitare a documentelor de orice fel, este necesar să:
- Semnezi sau etichetezi aceste cutii arhivare
- Să nu plasezi cutiile de arhivare în încăperi cu umiditate ridicată
- Atunci când depozitezi cutii de arhivare, trebuie să existe mai mult de un metru până la dispozitivele de încălzire
- Depozitezi cutiile cât mai aproape una de alta. În acest fel, focul se propagă mai încet și mai multe documente vor rămâne intacte și vor fi salvate la timp.
De ce documentele nu pot fi depozitate în plastic
Reglementările privind depozitarea documentelor interzic utilizarea plasticului pentru depozitarea documentelor. Acest lucru se datorează faptului că, după o anumită perioadă de timp, plasticul nu numai că se lipește de hârtie, ci și începe să interacționeze chimic cu cerneala. Acest lucru duce la deteriorarea inevitabilă a documentelor și la pierderea informațiilor stocate.
Acum este clar că, arhivarea documentelor în cutii de carton reprezintă o modalitate practică și accesibilă de a păstra și organiza informațiile importante, asigurând în același timp siguranța și ușurința accesului la acestea în viitor.
