A elimina din informatii atunci cand trebuie sa trimiti un email s-ar putea sa te ajute sa economisesti timp, sa fii mai productiv si sa iti creasca sansele sa primesti un raspuns mai rapid la cererea ta.
Toate aceste informatii au fost concluzionate intr-un studiu recent al celor de la McKinsey and Company, care au si subliniat faptul ca 28% din timpul petrecut la birou este irosit pe compunerea email-urilor.
Tot in acelasi studiu s-au oferit si cateva ponturi pentru elaborarea acestor mesaje online intr-un format dinamic, care sa faciliteze alcatuirea textului.
1. Email-ul tau trebuie sa raspunda la 5 intrebari
“Cine esti?, Ce doresti?, De ce ai apelat la acea persoana?, De ce ar trebui sa primesti raspuns? si Care este urmatorul pas?”, sunt cele cinci intrebari care fac diferenta intre un email clasic si unul de calitate, la care vei primi cu siguranta raspunsul mult asteptat.
2. Evita numeroasele detalii ce te ajuta la primirea unui raspuns
Inainte de a apasa butonul de “send”, mai citeste inca odata textul. Astfel, nu doar ca iti vei corecta eventualele greseli, dar vei observa si informatiile inutile pe care le-ai trecut si pe care ar fi indicat sa le scoti din text. Specialistii spun ca cei care au tendinta sa conceapa adevarate povesti din simplele email-uri, nu vor face nimic altceva decat sa isi sperie destinatarul si sa nu primeasca un raspuns la cererea respectiva.
Citeste si Ghid pentru a finaliza orice activitate iti propui
3. Email-urile scurte si concise te ajuta sa fii atent
Limitarea la cinci fraze scrise intr-un email te va ajuta sa gandesti mai concis si sa acorzi mai multa atentie lucrurilor cu adevarat importante din timpul unei zile de munca. Mai mult decat atat, email-urile scurte sunt extrem de usor de citit si iti ofera posibilitatea ca raspunsul la problema ta sa fie unul pozitiv.
4. Scurteaza intreg textul, dar nu si multumirile
Formulele de politete si multumirile din finalul email-ului sunt extrem de importante. Nu doar pentru ca te caracterizeaza ca fiind o persoana cu bun simt, dar si pentru ca ii oferi sentimentul de importanta destinatarului. Pentru a primi ceea ce iti doresti, trebuie sa oferi exact ceea ce se doreste a se auzi.
Modul in care redactezi email-urile de afaceri poate spune multe despre tine si profesionalismul ce-l detii. Un email neingrijit, trimis unui potential partener de afaceri sau unui sef de departament, iti poate afecta imaginea si ii poate crea impresia destinatarului ca esti o persoana dezorganizata. Un email este un instrument care te poate ajuta in atingerea cu succes a obiectivelor, manevreaza-l cu responsabilitate!
Daca acest articol ti s-a parut interesant, urmareste-ne si pe paginile de Facebook, Twitter sau LinkedIn!
Sursa: entrepreneur.com
Traducere: Minodora Florescu
