Obligații legale și bune practici privind păstrarea actelor contabile

Orice firmă trebuie să respecte cu strictețe regulile privind arhivarea documentelor pentru a evita sancțiuni și pierderi de informații importante. Actele contabile reprezintă dovada tranzacțiilor financiare, iar gestionarea lor eficientă ajută atât în caz de controale fiscale, cât și pentru buna funcționare a afacerii. În plus, arhivarea corectă asigură protecția informațiilor sensibile și oferă acces rapid la date, fără să cauți documente timp îndelungat în spații fizice aglomerate.

Arhivarea și digitalizarea documentelor

Arhivarea documentelor este esențială pentru o organizare clară și pentru respectarea termenelor legale de păstrare, prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Aceasta permite eliminarea treptată a documentelor fizice atunci când termenele de păstrare sunt depășite, după aprobarea lucrării de selecționare de către Arhivele Naționale. De asemenea, procesul de scanare a documentelor transformă actele fizice în format digital, oferind acces rapid și protecție suplimentară împotriva deteriorării. Este important de menționat că scanarea documentelor nu înlocuiește păstrarea legală a celor fizice, ci reprezintă un instrument complementar care facilitează consultarea și gestionarea informațiilor.

În acest context, procesul de arhivare documente contabile este unul complex, care include organizarea, etichetarea și stocarea documentelor în mod sistematic, pentru a fi accesibile atunci când este nevoie de ele. Totodată, arhivarea digitală presupune aplicarea semnăturilor digitale calificate și stocarea documentelor într-un sistem securizat, conform reglementărilor legale.

Depozitarea și consultarea actelor contabile

Un element esențial pentru firme îl reprezintă aspectul ce ține de depozitare documente contabile firma, care asigură păstrarea corectă și protecția împotriva incendiilor sau a altor riscuri. Documentele pot fi stocate fie în arhive fizice special amenajate, fie în sisteme securizate de stocare digitală. Consultarea lor este simplificată dacă documentele au fost scanate și încărcate în cloud, astfel încât angajații să poată accesa informațiile rapid, fără a fi nevoie de deplasarea fizică la sediu. Pentru arhiva fizică, reprezentanții firmei sau ai serviciilor specializate facilitează accesul la documente în termene legale stabilite, garantând respectarea normelor și securitatea informațiilor.

Procesul de selecționare a documentelor este diferit de cel de inventariere. Prin selecționare se decide ce acte trebuie păstrate pe termen lung și care pot fi distruse după expirarea termenelor legale. De exemplu, documentele contabile și chitanțele pot fi distruse după 5 sau 10 ani. În schimb, documentele de personal trebuie păstrate până la 75 de ani pentru a justifica drepturile angajaților, precum pensia.

Retro-digitizarea și accesul digital securizat

Serviciile moderne oferite de Arhivatorul includ soluții de retrodigitizare, adică transformarea documentelor fizice în fișiere digitale accesibile oriunde și oricând. Procesul începe cu preluarea documentelor de la sediul firmei, continuă cu transportul în condiții de siguranță și scanarea cu ajutorul softurilor de ultimă generație. Fiecare document primește un identificator unic și este stocat într-un folder securizat, accesibil doar persoanelor autorizate. Astfel, sistemul protejează actele împotriva deteriorării și facilitează consultarea rapidă și eficientă, reducând considerabil timpul necesar gestionării arhivei.

Prin urmare, retro-digitizarea reprezintă procesul de conversie a documentelor fizice în format digital, spre deosebire de digitalizarea completă, care implică fluxuri de lucru exclusiv digitale. Prin această conversie, firmele respectă legislația privind păstrarea actelor contabile, își asigură continuitatea accesului la informații și previn pierderile de date sensibile sau istorice.