Cum sa te pregatesti pentru un control ANAF : sfaturi utile

Un control ANAF iti poate intrerupe planurile pe termen scurt, chiar daca iti platesti taxele la timp si ai acte in regula. De cele mai multe ori, stresul apare din lipsa de predictibilitate: ce ti se cere, in ce termen, cum raspunzi corect si ce documente trebuie sa ai la indemana. Vestea buna: daca iti organizezi din timp evidentele si stabilesti un mod clar de lucru, treci mai usor prin verificare si reduci riscul de ajustari.

Mai jos gasesti o lista de pasi cu explicatii practice pentru fiecare etapa. Acoperim ce tipuri de controale exista, ce urmaresc inspectorii, ce documente se solicita frecvent, cum comunici eficient si ce faci dupa ce primesti raportul.

Clarifica daca intri in zona de risc si de ce

ANAF poate verifica SRL-uri, PFA-uri si persoane fizice. In majoritatea cazurilor, selectia porneste de la indicatori de risc calculati din declaratii, istoricul platilor si informatii raportate de parteneri. Uita-te realist la situatiile care atrag atentia: diferente repetate intre veniturile declarate si incasarile din banca, cereri dese de rambursare TVA, pierderi consecutive fara explicatii documentate sau fluctuatii mari (de exemplu, un trimestru cu vanzari foarte mari urmat de perioade cu activitate minima).

Daca ai avut corectii sau intarzieri in declaratii, noteaza-le si pregateste justificari. Daca esti la inceput si inca iti construiesti disciplina de documentare, te ajuta sa pornesti cu dosarul firmei bine pus la punct inca din etapa de infiintare (acte, obiect de activitate, asociati, sedii, declaratii). Pentru multi antreprenori, o solutie practica este optiunea de deschidere firma online cu Aprobat.ro, fiindca reduce riscul de documente lipsa sau completari facute din graba.

Identifica tipul de control organizat de ANAF

Nu toate controalele arata la fel, iar modul in care te organizezi depinde de format. Poti primi:

• inspectie fiscala (de regula, cu aviz si perioada clara);
• control inopinat (fara avertizare, pe aspecte punctuale);
• verificare documentara (solicitari in SPV si transmitere de documente);
• verificari conexe, inclusiv controale incrucisate (cand un partener este verificat si ANAF cere confirmari de la tine).

Dupa ce afli tipul, citeste documentele primite cap-coada si noteaza: perioada verificata, obligatiile vizate (TVA, profit/venit, contributii), termenul de raspuns si forma in care ANAF cere documentele (electronic, fizic, la sediu sau la distanta). Apoi stabileste cine raspunde oficial si cum se centralizeaza solicitarile.

Intelege ce verifica inspectorii, ca sa pregatesti exact ce trebuie

In utilizarea uzuala, inspectorii compara declaratiile depuse cu evidenta contabila si cu documentele justificative. Verifica daca ai incadrat corect veniturile si cheltuielile, daca ai aplicat corect TVA si daca ai respectat termenele de declarare si plata.

Apar des intrebari pe:

• cheltuieli cu servicii (marketing, consultanta, subcontractare), unde trebuie sa arati livrabilul, contractul si dovada prestarii;
• cheltuieli cu combustibil, protocol sau deplasari, unde conteaza legatura cu activitatea;
• tranzactii cu asociatii (imprumuturi, aporturi, retrageri), unde ANAF urmareste documentarea si traseul banilor.

Exemplu concret: daca ai o factura lunara pentru servicii de promovare, pregateste contractul, anexele cu obiective, rapoartele de campanie, corespondenta de aprobare si dovada platii. In majoritatea cazurilor, combinatia „contract + dovada prestarii + plata” scurteaza discutiile.

Strange documentele cerute frecvent si arhiveaza-le coerent

Un control se misca mai repede daca oferi documente complete, in ordine si usor de urmarit. Pregateste o arhiva pe ani si pe tipuri de documente, cu denumiri consecvente pentru fisiere (de exemplu: „2024-03_Factura_123_FurnizorX.pdf”, „2024-03_Extras_Banca.pdf”).

De regula, ANAF solicita:

• balante, registru jurnal, registru inventar (dupa caz) si fise de cont;
• jurnale de TVA si deconturi TVA (daca esti platitor);
• facturi emise/primite, contracte, acte aditionale;
• extrase bancare si, uneori, situatii de casa;
• state de salarii, contracte de munca, declaratii si plati aferente (daca ai angajati);
• declaratiile depuse (D100, D112, D300, D394 etc., in functie de activitate).

Stabileste un flux de comunicare si raspunde organizat

In timpul controlului, forma raspunsului conteaza aproape la fel de mult ca documentele. Alege o singura persoana care centralizeaza solicitarile (administratorul sau contabilul, in functie de situatie) si un singur canal de transmitere, conform cerintelor (de obicei SPV sau e-mail institutional, daca apare mentionat).

Trimite raspunsurile in termen si pastreaza dovada transmiterii. In mesajele scrise:

• raspunde punctual la intrebarea inspectorului;
• ataseaza exact documentele cerute;
• numeroteaza fisierele si descrie continutul pe scurt;
• evita explicatiile lungi, fara legatura cu solicitarea.

Un control ANAF nu trebuie privit ca o amenintare, ci ca un test al modului in care iti gestionezi corect si transparent afacerea. Cu o evidenta contabila bine organizata, documente complete si o comunicare clara, sansele de a avea un control rapid si fara ajustari semnificative cresc considerabil.

Pregatirea din timp inseamna mai putin stres, mai putine corectii si un impact minim asupra activitatii tale zilnice. Practic, cheia este disciplina: arhivare coerenta, justificari clare pentru fiecare operatiune si respectarea termenelor. Daca tratezi aceste lucruri ca parte normala din managementul firmei, controlul ANAF devine o etapa administrativa gestionabila, nu un moment de criza.