Cum poate un Transport Management System (TMS) să îmbunătățească eficiența flotelor de transport

Dacă gestionezi zilnic comenzi, vehicule, șoferi și ferestre de livrare, ajungi rapid la aceleași probleme: rute planificate „din ochi”, timpi de staționare greu de explicat și costuri care cresc fără să vezi exact de ce. În multe companii, Excelul și aplicațiile separate rezolvă punctual câte o nevoie, dar lasă goluri între planificare, execuție și raportare.

Un Transport Management System (TMS) te ajută să reunești aceste piese într-un flux de lucru simplu: primești comenzi, planifici rute, urmărești execuția și măsori performanța pe indicatori stabili. Mai jos găsești un ghid de implementare orientat pe rezultate măsurabile, integrare IT și disciplină operațională.

Ce este un Transport Management System și ce face concret

Un TMS (Transportation Management System) este o aplicație software care susține planificarea, execuția și monitorizarea transporturilor. Centralizează datele despre comenzi, transportatori, vehicule, costuri, documente și statusuri, astfel încât dispecerii și echipele de operațiuni lucrează în aceeași versiune, actualizată în timp real.

În utilizare uzuală, un TMS modern include funcții de routing (calcul de rute), load optimization (optimizarea încărcării), managementul ferestrelor de livrare și integrare prin API (Application Programming Interface) cu sisteme precum ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) și telemetrie GPS. Practic, TMS-ul reduce munca fizică, crește vizibilitatea asupra execuției și face costurile mai ușor de urmărit pe comenzi și trasee.

1. Definește obiectivele și indicatorii de performanță (KPI)

Pornește de la două-trei obiective clare, legate direct de problemele pe care le vezi azi. De exemplu: reducerea kilometrilor fără încărcătură, scăderea timpilor de staționare la rampă sau creșterea punctualității la livrare.

Apoi setează KPI-uri pe care le poți măsura constant, din aceleași surse de date:

• cost/km și cost/comandă (inclusiv taxe, combustibil, subcontractare);
• kilometri „goi” și grad de încărcare pe rută;
• respectarea ferestrelor de livrare (On-Time In-Full, dacă îl folosești);
• timp de staționare la încărcare/descărcare, separat pe locații.

Pentru rezultate utile, stabilește și baza de comparație (ultimele 4–8 săptămâni) și notează excepțiile sezoniere. Așa calculezi realist ROI (Return on Investment) și TCO (Total Cost of Ownership), nu doar pe estimări.

2. Evaluează necesarul funcțional al TMS-ului

Mapează procesul actual cap-coadă: cum intră comenzile, cine le validează, cum se alocă vehiculele, cum se comunică schimbările și cum se închide cursa financiar. În majoritatea cazurilor, blocajele apar în puncte previzibile: date incomplete la comandă, planificare manuală, lipsă status în timp real, documente întârziate.

Notează cerințe funcționale în limbaj operațional, nu în „feature-uri” de broșură. 

Un set tipic de cerințe pentru flote medii include:

• planificare automată/semiautomată de rute cu reguli (capacitate, ferestre, tip marfă);
• alocare șofer/vehicul și managementul restricțiilor (ADR, temperatură, gabarit);
• urmărire status (preluare, în tranzit, livrat) și alerte;
• raportare financiară și operațională, exportabilă către ERP.

3. Selectează soluția și criteriile de alegere

Alege pe criterii tehnice și operaționale, apoi validează ușurința de utilizare. În practică, diferența o face cât de bine susține sistemul procesele tale și cât de simplu îl integrezi în ecosistemul IT.Dacă vrei un cadru mai detaliat de evaluare, poți afla mai multe despre transport management system dintr-un ghid tehnic care intră în criterii și funcționalități pe scenarii.

4. Planifică integrările cu ERP, WMS și telemetrie

În implementări reușite, integrarea primește aceeași atenție ca funcțiile de planificare. Definește fluxurile de date și informațiile factuale pentru fiecare entitate: comenzi în ERP, stoc și pregătire în WMS, poziții și evenimente din telemetrie.

Un exemplu de flux uzual:

• ERP trimite comanda (client, adresă, articole, restricții) către TMS prin API.
• WMS confirmă pregătirea (număr paleți, greutate, ora disponibilă) și generează evenimente.
• Telemetria trimite poziție, viteză, opriri și ETA (Estimated Time of Arrival).
• TMS întoarce în ERP statusuri și costuri (pentru facturare și analiză).

5. Implementează în faze și rulează un test pilot

Evita lansarea „big bang” și selectează o zonă controlată: un depozit, o rută recurentă sau 5–10 vehicule cu volume stabile. În pilot urmărești două lucruri: funcționalitatea și calitatea datelor.

Testează pe situații reale: comenzi incomplete, schimbări de ultim moment, livrări eșuate, retururi. Verifică:

• corectitudinea calculelor de rută și ETA;
• timpii de răspuns în ore de vârf;
• acuratețea rapoartelor (cost, km, timp staționare).

După go-live, revino la KPI-urile inițiale și compară perioade similare. Un exemplu des întâlnit: un distribuitor cu livrări urbane poate reduce kilometrii fără încărcătură cu 10–20% după ce aplică reguli de consolidare și intervale de livrare mai clare, dar numai dacă datele rămân curate și rutele se ajustează săptămânal.

Pentru suport și resurse despre software logistic și integrare, poți explora și materialele publicate de Axessoftware, mai ales dacă ai nevoie de o discuție tehnică despre API-uri, date și implementare etapizată.

Pașii următori, după stabilizarea operațiunilor, includ extinderea către toate rutele, automatizarea schimbului de documente (POD), introducerea regulilor avansate de cost și conectarea la BI pentru analiză pe clienți, zone și tipuri de livrare.